Alta en el ROI y consulta VIES en España
Guía para empresas y clientes internacionales
El ROI es el Registro de Operadores Intracomunitarios; VIES es el sistema europeo para consultar la validez de los números de IVA. Tener un NIF español o aparecer en VIES no determina, por sí solo, cómo se factura cualquier operación.
Por qué un NIF válido puede no aparecer en VIES
Una empresa puede tener un NIF español válido sin estar dada de alta para operaciones intracomunitarias. CIF es una denominación antigua de la identificación fiscal de las empresas, no una prueba de alta en el ROI.
Si la actividad lo exige, solicita la inclusión en el ROI a la Agencia Tributaria mediante el trámite censal correspondiente. La Administración puede pedir pruebas de la actividad y de las operaciones previstas. No hay una fecha de aprobación garantizada ni una visita presencial obligatoria en todos los casos.
Quién necesita el alta
Pueden necesitar NIF-IVA e inclusión en el ROI las empresas que realizan determinadas operaciones intracomunitarias de bienes o prestan o reciben ciertos servicios entre empresas de distintos países. Revisa la operación, las partes y el territorio de aplicación del IVA.
Canarias, Ceuta y Melilla están fuera del territorio de aplicación del IVA español. Sus operaciones necesitan un análisis propio; no debe trasladarse sin más el tratamiento de una operación peninsular.
Bienes y servicios tienen reglas diferentes
Una entrega intracomunitaria de bienes puede estar exenta si cumple los requisitos legales: transporte a otro Estado miembro, número de IVA válido que corresponda al cliente y obligaciones de información, entre otros. Conserva las pruebas del movimiento y comprueba los datos de la otra parte.
En muchos servicios entre empresas se aplican las reglas de localización y de inversión del sujeto pasivo, con excepciones. No presentes cualquier operación entre empresas inscritas en VIES como exenta: las ventas interiores, los consumidores y las operaciones especiales pueden seguir reglas distintas.
Solicitud, validación y seguimiento
El alta es solo el comienzo. Revisa los cambios de actividad y la validez actual: añadir ES al NIF no crea un número de IVA intracomunitario autorizado.
- Confirma la entidad, la identificación fiscal, la actividad real y las operaciones intracomunitarias previstas.
- Prepara la solicitud censal y sus justificantes, y responde a los requerimientos.
- Comprueba el resultado en VIES y conserva la validación con su fecha cuando sea relevante.
- Aplica el tratamiento correcto en las facturas y presenta las declaraciones exigibles, incluido el modelo 349 cuando corresponda.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas entre empresas inscritas en VIES van siempre sin IVA?
No. Hay que analizar por separado los bienes, los servicios, las operaciones interiores y las reglas especiales. La inscripción no basta.
¿Podemos facturar mientras se tramita la solicitud?
La operación debe llevar el tratamiento fiscal correcto. No des por aprobada la solicitud ni por aplicable una exención solo por haber pedido el alta.
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Fuentes oficiales
Las fuentes se publican en el idioma del organismo correspondiente.
Información general. Los requisitos dependen de la actividad, la documentación y las reglas aplicables.