Obligaciones laborales de la empresa en España

Prevención de riesgos y vigilancia de la salud

Organiza un sistema preventivo adecuado a la actividad: evaluación de riesgos, planificación, información, formación y medidas de protección necesarias. Los puestos de oficina y a distancia también requieren una evaluación acorde con sus riesgos.

La vigilancia de la salud debe ajustarse a los riesgos laborales. Los reconocimientos médicos requieren, con carácter general, el consentimiento del trabajador, salvo las excepciones legales; no existe una obligación universal de reconocimiento anual para toda la plantilla. La información clínica es confidencial.

Jornada, descansos y documentación de nóminas

Lleva el registro diario exigible, con la hora de inicio y fin, y consérvalo durante cuatro años a disposición de trabajadores, representantes e Inspección en los términos legales. Revisa los regímenes especiales, el resumen del tiempo parcial, las horas extra y el convenio.

Una herramienta de fichaje facilita la gestión, pero no resuelve por sí sola los límites de jornada, los descansos o los registros incorrectos. Cuadra las nóminas, las liquidaciones sociales, las retenciones y los cambios de plantilla con su documentación.

Registro retributivo e igualdad salarial

Todas las empresas deben tener el registro retributivo de su plantilla, con el desglose exigido y las medias y medianas por sexo. Respeta las reglas de consulta y acceso: no es una lista pública del salario individual de cada persona.

La auditoría retributiva está vinculada a la obligación de contar con un plan de igualdad. Una diferencia sin explicación requiere análisis; no puede darse por válida cualquier brecha por estar por debajo de un porcentaje.

Accesibilidad y ajustes razonables

Revisa el acceso al centro, los equipos y los procesos laborales, incluidos los ajustes razonables por discapacidad. Las obligaciones de seguridad, accesibilidad y no discriminación no se limitan a empresas que superen un umbral de plantilla.

Prevención del acoso y cauces de denuncia

Adopta las medidas y procedimientos necesarios para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo y tramitar las denuncias. Aborda los demás riesgos de acoso laboral mediante la prevención y los procedimientos adecuados.

Acuerda las medidas con la representación de la plantilla cuando corresponda. La formación debe responder a las obligaciones y políticas aplicables; no hay un curso anual único que resuelva automáticamente todas ellas.

Revisa el trabajo a distancia regular

En el régimen general del sector privado, el trabajo a distancia que alcanza al menos el 30 % en un periodo de referencia de tres meses queda normalmente dentro de la Ley 10/2021, según su ámbito y reglas especiales. El convenio puede fijar un porcentaje inferior.

Comprueba el acuerdo escrito previo al inicio, los equipos, los gastos, la jornada, la prevención, la seguridad de los datos y la desconexión digital. El trabajo ocasional desde casa tampoco permite ignorar las obligaciones que sigan siendo aplicables.

Protege los datos de personal y nóminas

Define los accesos legítimos a los datos de RR. HH., su conservación y su comunicación segura a proveedores. Informa sobre las herramientas de control y evalúa su proporcionalidad, especialmente si utilizan ubicación, imágenes o biometría. El consentimiento no convierte automáticamente en lícito cualquier control.

Plan de igualdad: 50 o más trabajadores

Las empresas de 50 o más trabajadores deben negociar, implantar y registrar un plan de igualdad conforme a la normativa. El convenio o una resolución de la autoridad también pueden exigirlo a una empresa más pequeña.

El cómputo de plantilla, la negociación, el diagnóstico, la auditoría retributiva, el registro y el seguimiento son pasos distintos. Comprar una política genérica no completa el proceso.

Medidas LGTBI: más de 50 trabajadores

El umbral legal de las medidas planificadas LGTBI es de más de 50 trabajadores, distinto del de 50 o más del plan de igualdad. Aplica la Ley 4/2023 y el Real Decreto 1026/2024, incluida la negociación exigible y el protocolo frente al acoso o la violencia.

Comprueba cómo se concretan las medidas en la negociación colectiva aplicable. Las obligaciones de no discriminación también existen por debajo del umbral.

Cuota de discapacidad y sistema interno de información

Las empresas de 50 o más trabajadores deben contar, con carácter general, con al menos un 2 % de personas con discapacidad reconocida. Aplica las reglas de cómputo; las medidas alternativas excepcionales exigen los requisitos y el procedimiento previstos.

El sistema interno de información es obligatorio, con carácter general, para entidades privadas con 50 o más trabajadores y para ciertas actividades reguladas con independencia del tamaño. La Ley 2/2023 establece requisitos de confidencialidad, tramitación y protección frente a represalias.

Convierte la lista en un plan de trabajo

Asigna un responsable, un plazo y una evidencia documental a cada obligación aplicable. Revisa la situación cuando abras centros, aumentes la plantilla o cambies el trabajo a distancia o la actividad.

Acuerda qué tareas asumen la asesoría de nóminas, el servicio de prevención, RR. HH. y el equipo jurídico. Externalizar las nóminas no incluye automáticamente todas las obligaciones laborales.

Preguntas frecuentes

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