Registro de IVA para empresas no residentes en España

Operar en España sin constituir una sociedad

Una empresa extranjera no suele necesitar una SL española solo para obtener un NIF e inscribirse a efectos de IVA. Puede registrar su entidad actual y conservar su personalidad jurídica.

Conviene analizar con más detalle la presencia de empleados o administradores en España, una oficina o taller, personas que negocian contratos habitualmente, almacenes con funciones sustanciales, proyectos prolongados o decisiones de dirección tomadas aquí. Estos hechos no crean por sí solos un establecimiento permanente: la respuesta depende de la actividad real, del convenio fiscal aplicable y de la duración de la presencia.

Podemos estudiar si corresponde un registro de IVA, el alta de empleador no residente, una sucursal o una SL española. El análisis de establecimiento permanente es un servicio separado.

Por qué elegir el registro de IVA de no residentes

Cuando la actividad no requiere una sociedad o sucursal española, el registro de la entidad extranjera puede ser más sencillo y eficiente. En el caso adecuado, evita constituir una sociedad y asumir sus obligaciones societarias, aunque la empresa seguirá teniendo que cumplir sus obligaciones fiscales y de IVA españolas.

Cómo le ayuda Strong Law and Compliance

Revisamos la actividad prevista, los documentos societarios, la necesidad de representación fiscal y las declaraciones posteriores. Preparamos y presentamos el registro y podemos acompañarle en el cumplimiento continuo.

Documentación para solicitar el NIF e IVA

• Certificado reciente de la autoridad competente con fecha de constitución, domicilio, administradores, socios y poderes de representación.
• Copias de los pasaportes de los administradores.
• Poder de representación cuando sea necesario.

Una vez recibida la documentación, podemos tramitar el registro. El plazo depende del expediente y de la Agencia Tributaria; tras la aprobación, la entidad no residente recibe normalmente un NIF que empieza por «N».

Caso práctico: una empresa británica contrata en España

Una empresa británica acudió a nosotros cuando una de sus empleadas quiso trasladarse a España y trabajar desde casa. No tenía filial, sucursal ni oficina española y quería conservar la relación laboral con la entidad británica.

Tras estudiar la actividad, registramos a la empresa como empleador no residente y organizamos los contratos, nóminas, retenciones y Seguridad Social. Posteriormente contrató a otras dos personas en España. Hoy mantiene un equipo remoto de tres personas, genera más de 80.000 € de ventas anuales desde España y seguimos revisando si la actividad exige una estructura diferente.

El alta como empleador no residente no resuelve por sí sola la cuestión del establecimiento permanente. Las funciones comerciales, especialmente negociar o concluir contratos, deben analizarse por separado.

¿Necesita representante fiscal?

• Empresas de la UE: generalmente no necesitan representante fiscal español.
• Empresas de fuera de la UE: generalmente sí, salvo excepciones basadas en acuerdos de cooperación fiscal, como puede ocurrir con Noruega.

Ofrecemos representación fiscal cuando es necesaria.

Conviene distinguir: el NIF identifica fiscalmente a la entidad; el registro de IVA permite cumplir las obligaciones españolas; y la inscripción en VIES/ROI para operaciones intracomunitarias es un trámite diferente. La contratación de trabajadores requiere un alta de empleador separada.

Servicios digitales en la UE: OSS e IOSS

Las ventas de servicios digitales, telecomunicaciones, radiodifusión y determinadas ventas a distancia pueden tributar según el lugar del consumidor. Los sistemas de ventanilla única OSS e IOSS permiten, cuando procede, declarar IVA de varios países de la UE desde un solo Estado miembro.

Ayudamos a evaluar la elegibilidad, registrar a la empresa, presentar el modelo 369 cuando corresponda y mantener los registros de ubicación de los clientes y tipos de IVA.

Por ejemplo, asistimos a una empresa estadounidense de software como servicio que atiende clientes de la UE a través del régimen OSS español.

¿Dónde tributan estos servicios?

El lugar de tributación y el umbral deben comprobarse según el tipo de servicio y la situación de la empresa. También podemos ayudar con la facturación, declaraciones y registros OSS/IOSS.

Un ejemplo de ventas transfronterizas

Una empresa española que vende streaming a consumidores alemanes debe revisar el umbral general de 10.000 € y, cuando proceda, declarar el IVA alemán mediante OSS.

Estas reglas afectan especialmente a plataformas digitales, proveedores de telecomunicaciones, streaming y comercio electrónico. Ayudamos a evaluar OSS/IOSS, presentar el modelo 369, conservar pruebas de ubicación de clientes y adaptar la facturación y los informes a las reglas de la UE.

Si la actividad en España se vuelve permanente

Cuando los hechos apuntan a un establecimiento permanente, la empresa puede necesitar actualizar su situación mediante el modelo 036 y cumplir obligaciones de impuestos directos, IVA, contabilidad e información.

Las opciones incluyen continuar mediante la entidad extranjera y su establecimiento permanente, inscribir una sucursal o trasladar la actividad a una sociedad limitada española. La decisión depende de trabajadores, locales, facultades contractuales, carga contable y plan comercial.

Somos un despacho privado, independiente de la Administración y de la Agencia Tributaria.