Recruter des salariés en Espagne

Choisir la structure qui emploiera le salarié

Une société espagnole peut embaucher directement. Dans certains cas, une entreprise étrangère peut aussi s’immatriculer comme employeur sans créer de filiale espagnole. Cette démarche est distincte de l’immatriculation à la TVA. L’activité, les pouvoirs et le lieu de travail du salarié peuvent entraîner des obligations fiscales ou un établissement stable en Espagne.

Si vous envisagez un intermédiaire ou un service d’Employer of Record, examinez d’abord l’organisation réelle du travail. Les restrictions espagnoles relatives à la mise à disposition de salariés signifient que l’intitulé du contrat ne suffit pas à rendre le montage licite.

Vérifier la convention avant de fixer le salaire

La convention collective applicable peut définir les grilles salariales, les groupes professionnels, la durée annuelle du travail, les compléments, la période d’essai et les préavis. Le salaire minimum légal ne remplace pas les minima conventionnels.

• Présentez un salaire brut annuel et précisez sa répartition. Les versements supplémentaires et leur éventuelle mensualisation doivent respecter la convention collective.
• Prévoyez les cotisations patronales, les avantages convenus ainsi que les frais de matériel, de prévention et de gestion. Le salaire net n’est pas le coût total pour l’employeur.
• La limite légale générale est de 40 heures de travail effectif par semaine en moyenne annuelle. La convention peut prévoir une durée inférieure.
• Les congés payés annuels représentent au moins 30 jours calendaires pour une année complète. Les jours fériés sont distincts et suivent les calendriers national, régional et local.

Les démarches avant la prise de fonctions

• Vérifiez l’identité, le numéro de Sécurité sociale et le droit de travailler en Espagne. Un NIE ne constitue pas, à lui seul, une autorisation de travail.
• Choisissez le contrat selon le poste et le besoin réel. Le contrat à durée indéterminée est la règle ; un contrat temporaire nécessite un motif légal précis.
• Formalisez les conditions : lieu de travail, horaires, salaire, convention et, le cas échéant, une clause valable de période d’essai.
• Immatriculez l’employeur si nécessaire et déclarez le salarié à la Sécurité sociale avant le début du travail. Communiquez le contrat au service public de l’emploi dans le délai applicable de dix jours.
• Organisez la prévention des risques, l’information du personnel, la protection des données et le relevé quotidien du temps de travail. Pour le travail à distance régulier, vérifiez si un accord écrit est requis.

Coordonner la paie et les changements dans l’équipe

Chaque cycle de paie nécessite des informations fiables sur les changements de salaire, les primes, les absences, les heures et les entrées ou sorties. Les cotisations sociales et les retenues fiscales sont des obligations distinctes du paiement du salaire.

Les arrêts maladie relèvent du régime d’incapacité temporaire ; leur indemnisation dépend de la cause, de la durée, des conditions d’ouverture des droits et des compléments conventionnels. Les congés de naissance, les autres absences autorisées et les licenciements obéissent à des règles propres, à vérifier avant tout engagement ou décision.

Questions fréquentes

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