Obligations sociales et de paie des employeurs en Espagne

Prévention des risques et surveillance de la santé

Organisez une prévention adaptée à l’activité : évaluation des risques, planification, information, formation et protections nécessaires. Les postes de bureau et à distance nécessitent aussi une évaluation des risques correspondants.

La surveillance de la santé doit répondre aux risques professionnels. Les examens médicaux nécessitent généralement le consentement du salarié, sous réserve des exceptions légales ; un examen annuel obligatoire pour tous n’est pas une règle universelle. Les données cliniques restent confidentielles.

Temps de travail, repos et justificatifs de paie

Tenez le relevé quotidien requis, avec les heures de début et de fin, et conservez-le pendant quatre ans avec les accès prévus pour les salariés, leurs représentants et l’inspection. Vérifiez les régimes particuliers, les récapitulatifs du temps partiel, les heures supplémentaires et la convention.

Un outil de pointage facilite la gestion, mais ne résout pas à lui seul les limites horaires, les repos ou les données erronées. Rapprochez la paie, les cotisations, les retenues fiscales et les changements d’effectif de leurs justificatifs.

Registre des rémunérations et égalité salariale

Toutes les entreprises doivent tenir le registre des rémunérations exigé, avec les ventilations requises, les moyennes et les médianes par sexe. Respectez les règles de consultation et d’accès ; il ne s’agit pas d’une liste publique des salaires individuels.

L’audit salarial est lié à l’obligation de disposer d’un plan d’égalité. Un écart inexpliqué exige une analyse ; un écart inférieur à un certain pourcentage n’est pas automatiquement licite.

Accessibilité et aménagements raisonnables

Examinez l’accès aux locaux, les équipements et les procédures d’emploi, y compris les aménagements raisonnables liés au handicap. Les obligations de sécurité, d’accessibilité et de non-discrimination ne concernent pas uniquement les entreprises dépassant un seuil d’effectif.

Prévenir le harcèlement et traiter les signalements

Adoptez les mesures et procédures requises pour prévenir le harcèlement sexuel ou fondé sur le sexe et traiter les plaintes. Les autres risques de harcèlement au travail doivent aussi être pris en compte par la prévention et les procédures appropriées.

Convenez des mesures avec les représentants du personnel lorsque cela est requis. La formation doit répondre aux obligations et politiques applicables ; aucun cours annuel unique ne satisfait automatiquement toutes les exigences.

Examiner le travail à distance régulier

Dans le régime général du secteur privé, le travail à distance atteignant au moins 30 % sur une période de référence de trois mois relève normalement de la loi 10/2021, selon son champ et ses règles particulières. La convention peut prévoir un seuil inférieur.

Vérifiez l’accord écrit préalable, le matériel, les frais, les horaires, la prévention, la sécurité des données et la déconnexion numérique. Le travail occasionnel à domicile ne dispense pas des obligations qui restent applicables.

Protéger les données RH et de paie

Définissez les accès légitimes aux données RH, leur conservation et leur transmission sécurisée aux prestataires. Informez les salariés sur les outils de contrôle et examinez leur proportionnalité, notamment pour la localisation, la vidéo ou la biométrie. Le consentement ne rend pas automatiquement toute surveillance licite.

Plan d’égalité : à partir de 50 salariés

Les entreprises de 50 salariés ou plus doivent négocier, mettre en œuvre et enregistrer un plan d’égalité selon les règles applicables. Une convention ou une décision de l’autorité peut aussi l’imposer à une entreprise plus petite.

Le calcul de l’effectif, la négociation, le diagnostic, l’audit salarial, l’enregistrement et le suivi sont des étapes distinctes. Acheter une politique générique ne suffit pas.

Mesures LGBTI : plus de 50 salariés

Le seuil légal des mesures LGBTI planifiées est de plus de 50 salariés, contrairement au seuil de 50 salariés ou plus du plan d’égalité. Appliquez la loi 4/2023 et le décret royal 1026/2024, y compris la négociation requise et le protocole contre le harcèlement ou la violence.

Vérifiez leur mise en œuvre par la négociation collective applicable. Les obligations de non-discrimination restent pertinentes sous le seuil.

Quota de travailleurs handicapés et signalement interne

Les entreprises de 50 salariés ou plus doivent généralement compter au moins 2 % de travailleurs dont le handicap est reconnu. Appliquez les règles de calcul ; les mesures alternatives exceptionnelles nécessitent les conditions et démarches légales.

Un dispositif interne de signalement est généralement obligatoire pour les entités privées de 50 salariés ou plus, et pour certaines activités réglementées quelle que soit leur taille. La loi 2/2023 impose notamment confidentialité, traitement des signalements et protection contre les représailles.

Transformer la liste en plan d’action

Attribuez à chaque obligation applicable un responsable, une échéance et un justificatif. Réexaminez la situation lors de l’ouverture de sites, de recrutements importants ou de changements du télétravail ou de l’activité.

Précisez les missions du prestataire de paie, du service de prévention, des RH et du conseil juridique. Externaliser la paie ne couvre pas automatiquement toutes les obligations sociales.

Questions fréquentes

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