Obrigações laborais e salariais em Espanha

Prevenção de riscos e vigilância da saúde

Organize um sistema de prevenção adequado à empresa: avaliação de riscos, planeamento preventivo, informação, formação e medidas de proteção necessárias. As funções de escritório e à distância também precisam de uma avaliação dos riscos.

A vigilância da saúde deve corresponder aos riscos profissionais. Os exames médicos exigem, em regra, o consentimento do trabalhador, com as exceções legais; não existe uma obrigação universal de exame anual para todos. A informação clínica deve permanecer confidencial.

Tempo de trabalho, pausas e registos salariais

Mantenha o registo diário obrigatório do tempo de trabalho, incluindo a hora de início e de fim, e conserve-o durante quatro anos, com acesso para trabalhadores, representantes e Inspeção do Trabalho nos termos legais. Verifique os regimes especiais, os resumos do trabalho a tempo parcial, as horas extraordinárias e a convenção coletiva.

Uma ferramenta de registo apoia o processo, mas não resolve, por si só, os limites de duração do trabalho, as pausas ou os registos inexatos. Concilie os salários, as contribuições para a Segurança Social, as retenções e as alterações dos trabalhadores com os documentos de suporte.

Registo remuneratório e igualdade salarial

Todas as empresas devem manter o registo remuneratório exigido para os seus trabalhadores, com a discriminação legal das remunerações e as médias e medianas por sexo. Respeite as regras de consulta e de acesso; não é uma lista pública dos salários individuais.

A auditoria remuneratória está ligada à obrigação de ter um plano de igualdade. Uma diferença sem explicação exige investigação; não se deve presumir que qualquer diferença abaixo de uma percentagem é automaticamente legal.

Acessibilidade e adaptações razoáveis

Reveja o acesso ao local de trabalho, aos equipamentos e aos processos laborais, incluindo adaptações razoáveis para pessoas com deficiência. As obrigações de segurança, acessibilidade e não discriminação não se limitam às empresas acima de um determinado número de trabalhadores.

Prevenção do assédio e procedimento de denúncia

Adote as medidas e os procedimentos exigidos para prevenir o assédio sexual e em razão do sexo e para tratar as queixas. Aborde os restantes riscos de assédio no trabalho através da prevenção e de procedimentos adequados.

Acorde as medidas necessárias com os representantes dos trabalhadores quando exigido. A formação deve adequar-se às obrigações e políticas aplicáveis; não existe um curso anual universal que satisfaça automaticamente todos os deveres.

O trabalho à distância regular exige uma análise própria

No regime geral do setor privado, o trabalho à distância que atinja pelo menos 30% num período de referência de três meses fica normalmente abrangido pela Lei 10/2021, de acordo com o seu âmbito e as regras especiais. Uma convenção coletiva pode fixar um limiar inferior.

Verifique o acordo escrito antes do início, os equipamentos, as despesas, o tempo de trabalho, a prevenção, a segurança dos dados e a desconexão digital. O trabalho ocasional a partir de casa não afasta as obrigações que continuem a aplicar-se.

Proteção dos dados de pessoal e salários

Defina os acessos legais aos dados de recursos humanos, os prazos de conservação e a partilha segura com prestadores. Informe devidamente os trabalhadores sobre as ferramentas de controlo e avalie a proporcionalidade, em especial na localização, videovigilância ou biometria. O consentimento não torna automaticamente legal qualquer prática de controlo.

Planos de igualdade: 50 ou mais trabalhadores

As empresas com 50 ou mais trabalhadores devem negociar, implementar e registar um plano de igualdade segundo as regras aplicáveis. Uma convenção coletiva ou uma decisão da autoridade também pode impor um plano a uma empresa mais pequena.

O cálculo do número de trabalhadores, a negociação, o diagnóstico, a auditoria remuneratória, o registo e o acompanhamento são etapas distintas. Comprar uma política genérica não conclui o processo.

Medidas LGBTI: mais de 50 trabalhadores

O limiar legal das medidas planeadas para pessoas LGBTI é superior a 50 trabalhadores, ao contrário do limiar de 50 ou mais dos planos de igualdade. Aplique a Lei 4/2023 e o Real Decreto 1026/2024, incluindo a negociação exigida e o protocolo contra o assédio ou a violência.

Verifique como a negociação coletiva aplicável concretiza estas medidas. As obrigações de não discriminação continuam a ser relevantes abaixo do limiar.

Quota de deficiência e denúncias internas

As empresas com 50 ou mais trabalhadores devem, em regra, reservar pelo menos 2% dos postos a trabalhadores com deficiência reconhecida. Aplique as regras legais de cálculo; as medidas alternativas excecionais exigem as condições e o procedimento legal correspondentes.

Um sistema interno de informação é geralmente obrigatório para entidades privadas com 50 ou mais trabalhadores e para certas atividades reguladas, independentemente da dimensão. A Lei 2/2023 estabelece requisitos de confidencialidade, tratamento e proteção contra represálias.

Transforme a lista num plano de ação

Atribua um responsável, um prazo e um documento comprovativo a cada obrigação aplicável. Reveja o plano após a abertura de locais de trabalho, contratações significativas, alterações do trabalho à distância ou da atividade.

Acorde as tarefas do prestador de processamento salarial, do serviço de prevenção, dos recursos humanos e do consultor jurídico. A externalização dos salários não inclui automaticamente todas as obrigações laborais.

Perguntas frequentes

Guias e serviços relacionados

• Registo do tempo de trabalho
• Guia de contratação
• Processamento de salários